Sí se puede migrar de Aspel o CONTPAQi a Odoo sin perder información importante. Lo que se lleva son los catálogos (clientes, proveedores y productos con sus claves del SAT), las existencias, los saldos iniciales y las cuentas abiertas. El historial de movimientos normalmente se queda consultable en el sistema anterior y en los XML del SAT, y Odoo arranca limpio en una fecha de corte.
Cuándo conviene dejar Aspel o CONTPAQi
- Usas un sistema para facturar, otro para inventario y otro para contabilidad, y pasas datos de uno a otro a mano.
- Pagas licencias por cada sistema y cada año hay que renovarlas o actualizarlas.
- El inventario solo se sabe al hacer el conteo, no al momento.
- Ventas no ve existencias, y almacén no ve los pedidos.
- Necesitas CRM, tienda en línea o acceso desde fuera de la oficina y tu sistema no lo tiene.
Si te identificas con dos o más, el costo de seguir igual ya es mayor que el de cambiar.
Qué se lleva a Odoo y qué no
| Información | ¿Se migra? | Cómo |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores | Sí | Se exportan a Excel y se depuran: RFC, régimen fiscal y código postal, que CFDI 4.0 exige. |
| Productos y servicios | Sí | Con su clave de producto y unidad del SAT, precios y códigos. |
| Existencias | Sí | Con un conteo físico en la fecha de corte. |
| Catálogo de cuentas | Sí | Se ajusta al código agrupador del SAT. |
| Saldos contables | Sí, como saldos iniciales | Desde la balanza de la fecha de corte, revisada por tu contador. |
| Facturas pendientes de cobro y pago | Sí | Para seguir cobrando y pagando desde Odoo. |
| Historial de ventas y pólizas | Normalmente no | Se consulta en el sistema anterior y en los XML del SAT. Si lo necesitas en Odoo, se cotiza aparte. |
CONTPAQi Comercial Premium permite exportar sus catálogos a Excel o TXT (guía de exportación).
La mejor fecha para migrar
El momento más limpio es el inicio del ejercicio fiscal: los saldos iniciales son los del cierre y no hay que mezclar dos sistemas en el mismo año. Si no puedes esperar a enero, elige el primer día de un mes, con conteo de inventario el día anterior.
Si tu contabilidad actual no cuadra, no la traslades: arranca Odoo con saldos iniciales revisados y corrige el pasado en el sistema anterior.
Cómo es una migración, paso a paso
- 1Diagnóstico. Revisamos qué sistemas usas, qué información tienen y qué procesos van a Odoo primero.
- 2Exportación. Sacamos los catálogos de Aspel o CONTPAQi a Excel.
- 3Depuración. Quitamos duplicados y completamos los datos fiscales que CFDI 4.0 exige. Es el paso que más evita problemas después.
- 4Configuración. Dejamos Odoo listo para tu operación: almacenes, listas de precios, impuestos, facturación y contabilidad.
- 5Carga. Importamos catálogos, existencias, saldos iniciales y cuentas abiertas.
- 6Pruebas y capacitación. Tu equipo practica con sus propios datos antes del arranque.
- 7Arranque. Desde la fecha de corte, todo se captura en Odoo. El sistema anterior queda solo para consulta.
Lo que hace que una migración salga cara
- Llevar clientes duplicados o sin datos fiscales: cada factura rechazada es tiempo perdido después.
- Arrancar a mitad de mes sin conteo de inventario: las existencias no cuadran desde el primer día.
- Querer migrar años de historial que nadie consulta.
- Mantener los dos sistemas en paralelo más de unas semanas: el equipo captura doble y se cansa.
Cuánto cuesta cambiarte a Odoo
La implementación de Odoo empieza en $19,900 MXN + IVA para hasta 5 usuarios e incluye la importación de catálogos desde plantillas, la facturación CFDI 4.0 con Carta Porte y la contabilidad. A diferencia de las licencias por sistema, Odoo Community no cobra licencia por usuario. La migración de historial se cotiza aparte.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo mis facturas anteriores?
No. Siguen en tu sistema anterior y en el portal del SAT, de donde puedes descargar sus XML cuando lo necesites.
¿Cuánto tiempo debo conservar el sistema anterior?
La ley obliga a conservar la contabilidad y sus comprobantes, por regla general, cinco años. Guarda un respaldo completo y acuerda con tu contador cómo consultarlo.
¿Mi contador puede trabajar con Odoo?
Sí. Odoo genera la contabilidad electrónica para el SAT (catálogo, balanza y pólizas) y tu contador puede tener su propio usuario.
¿Cuánto tarda?
De 2 a 4 semanas para una empresa de hasta 5 usuarios, y de 4 a 12 semanas para empresas más grandes, según cuántos procesos se migren.
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¿Usas Aspel o CONTPAQi?
En el diagnóstico gratuito revisamos tu información actual y te decimos qué se migra, cuándo conviene hacerlo y cuánto cuesta, por escrito.
Parte de Implementación de Odoo Community.